作為集團(tuán)國內(nèi)電商的先行部隊(duì)，優(yōu)景于2018年11月開始小試牛刀，初始的業(yè)務(wù)場景僅為B2B、1688等批發(fā)業(yè)務(wù)。隨著業(yè)務(wù)板塊擴(kuò)張，業(yè)務(wù)體量增大，業(yè)務(wù)模式也從B2B發(fā)展到B2C。業(yè)務(wù)支持系統(tǒng)也隨之需要多樣化對接，不同業(yè)態(tài)選用不同的系統(tǒng)：B2B業(yè)務(wù)對接的是網(wǎng)店管家系統(tǒng)，B2C業(yè)務(wù)對接的是優(yōu)易系統(tǒng)。隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)模式的多元化，許多問題隨之出現(xiàn)，較為突出的是庫存之間調(diào)撥的數(shù)據(jù)量龐大，核對工作產(chǎn)生了一定的困難，加上付款費(fèi)用審批、開票資料填寫都是線下操作的，工作量和準(zhǔn)確性都面臨著挑戰(zhàn)。

經(jīng)過幾個月的調(diào)查、與同行反復(fù)確認(rèn)各種系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)，2021年11月，我們最終決定采用業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體的“蒼穹系統(tǒng)”。系統(tǒng)方案落地后，同年12月開始了緊鑼密鼓的細(xì)致調(diào)研工作。2022年1月我們正式開始業(yè)務(wù)場景梳理、物料整理、組織架構(gòu)整理和庫位整理。在隨后將近4個月的時(shí)間里，管易系統(tǒng)工作人員、星瀚系統(tǒng)工作人員、我司內(nèi)部業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員對于各個模塊進(jìn)行了多次深入的溝通和實(shí)踐準(zhǔn)備。2022年5月終于完成基礎(chǔ)框架搭建工作，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)相互配合嘗試操作蒼穹系統(tǒng)，一個月的時(shí)間基本熟悉了各項(xiàng)操作。6月份新老系統(tǒng)開始并行，財(cái)務(wù)端反復(fù)確認(rèn)核實(shí)數(shù)據(jù)的差異和準(zhǔn)確性，最終于2022年7月1日正式啟用蒼穹系統(tǒng)。

業(yè)務(wù)員采購、銷售、出入庫、庫存調(diào)撥、客戶退貨等日常操作在管易系統(tǒng)完成，業(yè)務(wù)操作的采購銷售庫存退貨等數(shù)據(jù)每隔幾分鐘同步到財(cái)務(wù)星瀚系統(tǒng)；而蒼穹系統(tǒng)完成了從采購下單、入庫、核對品名數(shù)量、對接外倉確認(rèn)收貨、自動生成開票資料，業(yè)務(wù)員便可導(dǎo)出PDF發(fā)送給供應(yīng)商，同時(shí)發(fā)票也會錄進(jìn)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)可以在系統(tǒng)中完成付款申請和費(fèi)用申請，再根據(jù)審批節(jié)點(diǎn)，確認(rèn)審批流程到哪一位領(lǐng)導(dǎo)。財(cái)務(wù)付款后生成付款單推送生成憑證，同時(shí)業(yè)務(wù)也能查看付款時(shí)間，便于業(yè)務(wù)跟供應(yīng)商對賬。同時(shí)蒼穹系統(tǒng)直接控制庫存，不同組織之間不能隨意調(diào)撥，庫存為“0”不能發(fā)貨，確保了庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性。蒼穹系統(tǒng)還可以直接抓取各大電商平臺后臺收款信息，對應(yīng)財(cái)務(wù)收款單，可做到銷售訂單一對一核銷收匯，有問題單據(jù)每月核銷時(shí)能及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，反饋給業(yè)務(wù)，盡快核對是銷售訂單做錯還是客戶少匯款。每月的關(guān)賬需要先在業(yè)務(wù)管易系統(tǒng)中關(guān)閉采購、銷售、庫存模塊，再關(guān)閉財(cái)務(wù)星瀚系統(tǒng)采購、銷售、庫存模塊，如果業(yè)財(cái)比對不一致則不能關(guān)賬，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。

雖然前期的系統(tǒng)上線耗費(fèi)了大量的時(shí)間，但是蒼穹系統(tǒng)上線后，從業(yè)務(wù)端到財(cái)務(wù)入帳報(bào)稅端全部打通，工作效率得到了很大的提升。更為重要的是，通過系統(tǒng)的過程管理，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，精準(zhǔn)控制庫存合客戶收匯，讓各端口做到心中有數(shù)，方便業(yè)務(wù)線上提交審批，節(jié)省了工作時(shí)間。

隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，公司內(nèi)部有業(yè)-財(cái)一體，外部有銀-企合作，風(fēng)險(xiǎn)把控上企業(yè)-中信保配合，合作過程不斷精細(xì)化，已做到數(shù)據(jù)不再重復(fù)輸入。通過更快捷的流程簡化工作，財(cái)務(wù)側(cè)重于投入更多的精力去推動過程管理，比如業(yè)財(cái)系統(tǒng)全程打通的蒼穹系統(tǒng)，銀企財(cái)資大管家系統(tǒng)（與寧波銀行合作）。目前能做到一個出納多個抬頭同時(shí)操作，接下來我們力求銀行收匯與暢想收匯登記對接，暢想采購付款后與銀行直接對接，再與金蝶軟件入帳系統(tǒng)對接。企業(yè)與中信保合作中，優(yōu)景2021年已開始在中信保EDI系統(tǒng)進(jìn)行線上投保，接下來優(yōu)勝10月份也即將開展暢想與EDI對接的線上投保計(jì)劃。

在以系統(tǒng)為核心的過程管理中，財(cái)務(wù)端前期進(jìn)行各環(huán)節(jié)調(diào)研溝通和場景設(shè)想，后期要對操作各環(huán)節(jié)中的規(guī)范注意事項(xiàng)提出要求，工作內(nèi)容向業(yè)務(wù)端延伸，從整體到細(xì)節(jié)，加強(qiáng)流程管控和數(shù)據(jù)分析，更有力地為推動業(yè)務(wù)發(fā)展做好輔助工作。